Managementul achizițiilor. De ce e importantă rotația furnizorilor

Mara lucra la departamentul de achiziții al unei mari companii. Pentru prima dată în carieră se simțea mulțumită de munca ei și în siguranță. Regulile clare și standardele dinainte comunicate o făceau să creadă că își face bine treaba, că este o piesă mică, dar importantă în mecanismul firmei.

Primea proiecte de achiziții, aplica politica de achiziții, trimitea cereri de ofertă, analiza ofertele, făcea liste scurte, negocia și apoi trimitea furnizorii la contractare. Cel puțin trei oferte pentru fiecare achiziție, procedură în funcție de valoare… Respecta toți pașii prevăzuți de politica grupului pentru a pune furnizorii în concurență, ca să obțină cele mai bune prețuri.

În timp, ajunsese să cunoască foarte bine furnizorii. O singură firmă lua 40% dintre comenzi. Alte două firme luau tot atât cumulat, iar restul se împărțea unor furnizori mai mici. Echilibrat, cu riscuri mici, cu suficientă putere de negociere pentru firmă. O treabă bine făcută.

O vizită misterioasă

Într-o zi, șeful ei a informat-o că urmează să primească vizita unui consultant și că o roagă să-i ofere acestuia toate informațiile pe care le cere. Consultantul era un bătrânel bonom care s-a recomandat drept ”Steve, sâcâitor de profesie”.

După nu mai puțin de două ore de întrebări, Steve s-a declarat mulțumit. Mara a răsuflat și ea ușurată. Nu pentru că Steve nu ar fi fost elegant și politicos, ci pentru că s-a putut întoarce la proiectele ei.

În săptămânile care au urmat interviului cu Steve s-au petrecut câteva lucruri neobișnuite: șeful departamentului a devenit nervos și ușor iritabil, iar Ioana de la asigurarea calității a făcut un audit al respectării procedurilor în departament, deși ultimul avusese loc în urmă cu un trimestru.

Vinerea neagră pentru Achiziții

Era ultima vineri din lună. Aveau un obicei ca în ultima vineri din lună să meargă la un pub după orele de program. Veneau toți colegii de la Achiziții. Era plăcut, Mara încerca să nu lipsească niciodată. Vinerea aceea n-au mai ieșit în oraș. De dimineață au aflat că șeful departamentului fusese destituit, iar întregul departament urma să fie restructurat. Country Managerul demisionase în aceeași zi, conform unui comunicat sec primit de la Resurse Umane.

Steve, sâcâitorul de profesie, fusese angajat de la nivel regional ca să investigheze problemele filialei din România. Mara nici nu știa că ar fi probleme în România.

Adevărul este că firma lupta cu un competitor care zdruncinase din punct de vedere comercial în întreaga zonă, facând prețurile să scadă și marja profitului să dispară. S-a dovedit că filiala din România producea prea scump și din acest motiv era vulnerabilă fix la acest gen de atac, asupra prețului.

Rotația furnizorilor era deficitară

Principalii vinovați erau cei de la Achiziții. Steve găsise dovezi că rotația furnizorilor avea loc în interiorul aceluiași grup de furnizori. Structura grupului era neschimbată și, cel mai probabil, aceștia discutaseră între ei și stabiliseră un preț minim sub care nu vindeau firmei.

Această coluziune ar fi fost ușor contracarată dacă în grupul furnizorilor ar fi fost incluși competitori noi, firme care nu existau sau nu erau semnificative în urmă cu 10 ani, când firma intrase pe piața de la noi. Această politică făcea ca filiala din România să cumpere scump, iar marja comercială să fie mică. Scăderea prețului a dus filiala pe pierdere.

O politică sănătoasă de achiziții

O politică sănătoasă de achiziții presupune stimularea competiției între furnizori. Pentru asta, este utilă introducerea unor competitori noi între cei invitați de obicei să oferteze. Dar aceste două reguli de bază fuseseră ignorate de managerul de achiziții al multinaționalei, pentru care a plătit cu postul, la fel ca și șeful lui direct.

Cu termene.ro este simplu să verifici dacă au apărut furnizori noi, să-i investighezi și să-i validezi. Poți citi mai multe despre procedura prin care identifici noi furnizori pe blogul nostru.

Pur și simplu e nevoie să aplici periodic această procedură de identificare a furnizorilor și să verifici dacă nu au apărut unii noi, pe care să-i inviți să depună oferte. Asta va revigora concurența între furnizorii de la care cumperi de obicei. De asemenea, este posibil ca nou-sosiții să vină cu abordări diferite, cu produse îmbunătățite, cu inovații de care ai dori să beneficiezi.

Articol preluat de pe termene.ro